Design thinking per una Intranet centrata sugli utenti

Abbiamo da poco concluso una prima fase di analisi e progettazione della Intranet del nostro cliente Buzzi Unicem che, in poco più di 2 mesi, ha visto coinvolti i team di Intranet Design, Design sprint e circa 100 dipendenti dell’azienda in quattro workshop.

Il deliverable finale è stato un prototipo semi funzionante delle pagine e funzionalità principali, da approfondire nei prossimi mesi per sviluppare il primo MVP (minimum viable product) della Intranet.

Un discovery workshop per definire gli obiettivi di progetto

I giochi hanno preso il via lo scorso 26 Aprile sotto la guida esperta di Giacomo Mason che ha facilitato un discovery workshop per la definizione degli obiettivi della Intranet stessa.

Definire gli obiettivi è uno dei momenti più importanti nella progettazione, a patto che siano chiari, concreti e misurabili in modo da tracciare effettivamente una strada luminosa lungo il cammino della progettazione e dello sviluppo.

Per trarre il meglio da questa fase abbiamo invitato a partecipare ai lavori circa 40 persone dello staff provenienti da diverse ruoli, mansioni e business unit. Insieme a loro abbiamo:

• definito gli obiettivi principali della nuova intranet
• delineato fattori di successo, ostacoli e KPI associati a tali obiettivi
• definito un primo set di contenuti e servizi, da associare ai vari profili

Per portare a casa questi risultati in poco meno di una giornata e con così tanti partecipanti eterogenei è stata fondamentale, non solo l’esperienza di Giacomo, ma anche l’utilizzo delle carte obiettivo di Intranet Management.

Si tratta di 52 carte divise in 5 categorie (Collaborazione, Cultura aziendale, Efficienza, Informazioni, Supporto ai processi) più due carte jolly dove aggiungere eventuali nuovi obiettivi.

Su ogni carta troviamo un possibile obiettivo della Intranet e uno spazio dove inserire i contenuti / servizi che la intranet offrirà per raggiungere l’obiettivo e gli indicatori che misureranno il grado di raggiungimento.

Come l’utilizzo delle carte ha facilitato il compito?

1 - Scrivere un obiettivo SMART è un lavoro complesso da chiedere ad utenti non esperti in poche ore di workshop

Scrivere obiettivi efficaci è un arduo compito. Quando chiediamo ad un utente durante un workshop di dirci quali obiettivi vuole raggiungere con il suo prodotto o, nel nostro caso, con la Intranet, abbiamo un altissimo rischio di ottenere obiettivi generici, utopici o che le soluzioni vengano confuse con gli obiettivi. Ma come accennato in precedenza per poter essere efficace un obiettivo deve essere

S = Specific (Specifico)

M = Measurable (Misurabile)

A = Achievable (Raggiungibile)

R = Realistic (Realistico)

T = Time-Based (Temporizzabile)

Con queste 52 carte Giacomo ci facilita enormemente il lavoro consegnandoci un set di obiettivi formalmente validi e che devono solo essere letti, compresi e calati nel proprio contesto, rimane una sfida impegnativa ma decisamente più affrontabile e che ci dà la certezza di cominciare con il piede giusto.

2 - Avere un artefatto rende più facile tenere traccia delle informazioni rendendole parte del “gioco”.

Nel nostro caso i partecipanti divisi in 6 gruppi hanno adottato strategie diverse per completare le attività richieste, il mazzo di carte ha permesso loro di dividersele per avere a che fare con un set ristretto di informazioni, mostrarle agli altri per raccontarle, mettere da parte quelle selezionate, sostituirle con altre durante la discussione, dividere le carte per categorie e affrontare una categoria per volta. Insomma ha permesso di rendere l’informazione visibile e costantemente condivisa sul tavolo di gioco.

3 - Le carte portano a ragionare non solo sull’obiettivo ma su come raggiungerlo e come misurarlo

Per come sono strutturate le carte non esauriscono il loro compito nella selezione dei 3/5 obiettivi più importanti ma permettono di condurre gli utenti a ragionare su quali contenuti e servizi permettono il raggiungimento di quell’obiettivo e quali indicatori dobbiamo monitorare per verificarne l’efficacia

Per tornare al nostro discovery workshop ogni gruppo ha poi condiviso le proprie scelte con gli altri e insieme abbiamo potuto convergere verso 5 obiettivi ampiamente condivisi. L’individuazione di questi obiettivi ci ha permesso di non avere dubbi su quali tematiche affrontare nei workshop di co-design successivi.

Mini sprint

Dopo l’analisi e il consolidamento delle evidenze emerse dal primo workshop, a giugno abbiamo affrontato tre mini sprint così organizzati

• Giorno 1 - presentazione del lavoro fatto in precedenza, benchmark delle migliori soluzioni presenti sul mercato, workshop di co-design. Seguendo i principi del design thinking abbiamo coinvolto le persone in team interdisciplinari abbattendo i silos aziendali e facendoli discutere su bisogni, flussi di lavoro, organizzazione fino a fargli disegnare la loro soluzione
• Giorno 2/3 - In 1 o 2 giorni, a seconda delle attività, abbiamo creato un piccolo prototipo semi-funzionate
• Giorno 4 - Abbiamo effettuato 5 test di usabilità

I 3 workshop hanno affrontato tematiche diverse, ad ogni workshop hanno partecipato dalle 15 alle 20 persone. Nei primi due ci siamo concentrati su alcune pagine chiave:

• My Page
• Profilo personale
• Scheda delle direzioni e delle pagine territoriali

Nel terzo abbiamo approfondito le tematiche legate alla ricerca documentale, alla ricerca e alla integrazione con servizi esistenti.

Ma perché non avete fatto i wireframe?

Lavorare a cicli di design sprint ci ha portato enormi vantaggi in termini di comprensione delle tematiche, condivisione delle informazioni, collaborazione con le persone coinvolte.

Affrontare una classica fase di wireframe avrebbe richiesto molto tempo per ottenere un deliverable che spesso non viene capito, o viene frainteso o ignorato dal cliente che quindi nella fase di design porta a rework frequenti.

I vantaggi del design sprint sono stati invece:

• coinvolgere le persone ed abbattere le barriere designer / cliente La creatività non è appannaggio di un designer eroe che arriva e risolve i problemi, tutti possono contribuire con le loro conoscenze alla definizione di una soluzione che poi utilizzeranno. Questo non vuol dire chiedere al cliente di diventare un visual designer e disegnarsi l’interfaccia, ma coinvolgerlo attivamente nella ricerca di una soluzione ad un problema che sicuramente conosce meglio di noi. Si chiede di condividere idee, intuizioni, esperienze in un ciclo di divergenze e convergenze che porteranno ad una soluzione condivisa e che parte da bisogni reali. C’è tutto il tempo poi per affinare la parte visual.
• Imparare facendo: “fare o non fare, non c’è provare!” I prototipi a bassa fedeltà ci hanno permesso di rendere le idee tangibili, metterle immediatamente alla prova nei test con gli utenti e imparare cosa funzionava e cosa doveva invece essere migliorato
• Ottenere dopo solo 1 mese (elapsed) un prototipo di tutte le pagine principali della intranet su cui costruire la roadmap per le fasi di design di dettaglio e di sviluppo.

Ovviamente questo è solo l’inizio speriamo di raccontarvi nei prossimi mesi l’evoluzione di questo progetto, nel frattempo se siete interessati alle tematiche che riguardano la progettazione delle intranet non perdete il primo evento italiano dedicato:Intranet Italia Day il 4 ottobre a Milano, dove troverete in vendita anche le Carte Obiettivo di Giacomo Mason.