Gamestorming: ideare soluzioni innovative

Sì, e si chiama GameStorming! Dopo un anno di applicazione in ambito personale ho deciso di sperimentarne i benefici anche in Ariadne nel ruolo di facilitatore. Il risultato? Riunioni efficaci e maggiore consapevolezza aziendale!

Cos’è e come funziona

Si tratta di un framework; un condensato di strumenti, regole e buone pratiche che trovano le loro origini nella Silicon Valley e che Dave Gray, insieme a Sunny Brown e James Macanufo, ha saputo condensare in modo davvero sapiente.

Molti di questi strumenti non sono nuovi al nostro mondo, alcuni di questi li ritroviamo infatti nello UX Design (es. Empathy Map, Affinity Map, …)

Per comprenderlo meglio è necessario capire cosa caratterizza un gioco o più precisamente un “Serious Play”:

• lo spazio di gioco: ovvero uno scenario immaginario, condiviso da tutti i giocatori, dove le regole ordinarie sono modificate affinché si possano esplorare nuove soluzioni
• i confini del gioco: inteso come spazi fisici per i giocatori e le tempistiche del gioco
• le regole per interagire: ovvero come i giocatori interagiscono tra di loro o con lo scenario che stanno immaginando (es. come prendere parola, dove scrivere, ecc…)
• gli artefatti: sono gli strumenti che permettono di tenere traccia delle informazioni che emergono durante il gioco
• l’obiettivo: il gioco termina quando l’obiettivo (condiviso tra tutti i giocatori) è raggiunto.

Nei processi creativi l’obiettivo non sempre è ben definito o predicibile, si parla quindi di “Fuzzy Goal”; in pratica potremmo tradurlo in: “sappiamo in che direzione andare ma non sappiamo di preciso dove”, questo permette ai partecipanti di avere uno scopo, una stella polare da seguire e lascia spazio alla creatività

Il gioco si sviluppa in due macro fasi:

1. la progettazione del gioco che comprende immaginare un mondo/scenario (e le sue regole di interazione) e qual è l’obiettivo comune che ci guida
2. e il gioco vero e proprio che comprende:

• la fase di apertura (divergente) in cui si generano le idee e vari punti di vista sullo scenario
• la fase di esplorazione (emergente) in cui si identificano analogie, pattern e si cerca di vedere le “vecchie cose” con i nuovi punti di vista
• la fase ci chiusura (convergente) in cui si danno priorità, si prendono decisioni e si identificano le soluzioni più promettenti

Le fasi di gioco possono anche essere combinate anche in più sotto-giochi. Supponiamo ad esempio che nella fase divergente si individui un altro scenario ipotetico. Si potrebbe così decidere di suddividere i partecipanti in due gruppi in modo da esplorare separatemente i due mondi. Una volta terminata dai due gruppi la fase di esplorazione, tornerebbero a formare un unico gruppo nella fase convergente per lavorare su un’unica visione di insieme.

Serve una guida: il facilitatore

Il facilitatore è una figura chiave, deve saper fare buone domande e gestire correttamente le fasi del gioco. Nella fase di apertura è importante fare in modo che tutti siano proiettati correttamente nello scenario da esplorare; nella fase centrale è fondamentale evitare di divergere ulteriormente per concentrarsi sull’analisi dei punti di vista già emersi; nella fase di chiusura è importante avere un buona capacità di individuazione delle priorità o fattibilità delle soluzioni.

Quali sono le caratteristiche di un buon facilitatore? Conoscenza, creatività e improvvisazione

Prima di tutto deve conoscere quali sono le meccaniche su cui si basa il GameStorming e come combinare adeguatamente gli strumenti per progettare un gioco che porti in modo efficace verso l’obiettivo.

Deve inoltre saper improvvisare. Spesso il processo creativo porta a strade o eventi inesplorati ed imprevisti; pertanto è importante saper adattare il GameStorming durante il gioco stesso.

Il nostro primo GameStorming

Avendo in carico la gestione del piano formativo di Project Mangement e Team Leading dei nostri responsabili di team di cui faccio parte, mi sembrava un’ottima occasione per sperimentare il nostro primo GameStorming!

Uno dei passi fondamentali era fare un assessment interno su:

• conoscenza di base dei due ruoli
• argomenti di interesse sulle due tematiche

Ho poi colto l’occasione quindi di esplorare anche altri argomenti che ritenevo utili, ovvero:

• consapevolezza dei singoli individui
• difficoltà riscontrate nel quotidiano

Per dare una visione completa, ho ritenuto opportuno coinvolgere sia i responsabili di team sia i vertici aziendali, in modo che ci fossero più bisogni e punti di vista sullo stesso tavolo.

Ho quindi ideato un GameStorming composto da 7 giochi in cui ci si sarebbe immersi prima in un mondo ideale (in cui la figura del TL e PM ha portato ad un incredibile successo) e un mondo distopico (in la figura del PM e TL ha portato ad un incredibile fallimento).

Durante i giochi si poteva prendere parola solo passandosi una pallina l’uno all’altro (questo per regolare le conversazioni e quindi i tempi)

Risultato?

In meno di 4 ore abbiamo chiuso il gioco permettendo a tutti i partecipanti di dare il loro punto di vista e facendo emergere di una visione condivisa su:

• quali sono le best practice da adottare per la buona gestione dei nostri team e dei nostri progetti
• quali sono le criticità che possono portare al fallimento di un progetto o al malessere interno al team
• quali sono le nostre attività cardine
• cosa vorremmo migliorare per raggiungere il mondo ideale ipotizzato nella fase di apertura
• quali sono le difficoltà che ci ostacolano o rallentano
• È stato affascinante vedere emergere progressivamente una mappa concettuale di tutto questo.

Il deliverable tangibile è stato un file excel che mappa tutti questi elementi in modo chiaro e strutturato e che sarà da imput per definire il piano formativo.

I deliverable intangibili sono stati la condivisione all’unanimità dello schema da noi realizzato e della visione che abbiamo del nostro ruolo.

Non solo riunioni

Questo approccio è sicuramente applicabile anche ad altre decisioni aziendali strategiche o nella gestione dei progetti.

Ogni volta che si ha la possibilità di esplorare un argomento/problema/sfida e lo si vuole fare in modo innovativo (ovvero cercando di generare soluzioni mai pensate prima) e condiviso, lo puoi fare usando il GameStorming, ecco qualche esempio:

• definire o migliorare una strategia aziendale definendo priorità e un piano di azione
• progettare o migliorare un prodotto o un servizio definendo cosa porta realmente valore
• definire i requisiti a maggior valore aggiunto di un progetto
• definire gli argomenti per una presentazione efficace per un determinato pubblico
• fare una retrospettiva Agile per il miglioramento continuo

Prossimi passi

Sto preparando un nuovo gamestorming da proporre al mio team di lavoro. Si tratta di una retrospettiva del team il cui obiettivo è capire come agire per essere un team che può lavorare ancora meglio.

Ma ve ne parlerò la prossima volta...