Viaggio nelle intranet di nuova generazione

Quando si parla di sistemi digitali B2E (Business to Employee) non si intende più solo la classica Intranet, ma uno spazio di lavoro digitale evoluto e disegnato intorno agli utenti, i dipendenti. Questi portali complessi rivestono un ruolo sempre più strategico all’interno dei processi di comunicazione interna, produzione, gestione, vendita e formazione delle aziende. Oggi ho intervistato Giacomo Mason, Founder di Intranet Management e “guru” delle intranet in Italia per capire quali sono i nuovi trend in materia e quali invece gli ingredienti segreti per la Intranet Perfetta.

Ciao Giacomo, negli ultimi anni hai dedicato la tua vita professionale al mondo delle intranet. Perché questo argomento ti appassiona così tanto?

Perché è un tema di confine tra le varie discipline. Non è mai solo una questione tecnologia, o solo una questione di design o solo una questione di contenuti e così via. E' sempre un insieme di tutte queste cose che permette ad un progetto intranet di avere successo e di raggiungere le sue potenzialità.  Ma c'è un altro elemento, ovvero quello dell'emancipazione.

Emancipazione? Di chi?

Dei dipendenti, innanzitutto, ma anche delle imprese stesse; emancipazione dalle loro cattive abitudini, dalle loro routine sbagliate, dalle loro paure immotivate. Quando ho iniziato ad occuparmi di questo tema, nell’anno 2000, ho capito subito che c’era qualcosa di più del semplice scambio di informazioni. C’era la possibilità di rendere le persone più attive, più visibili, più incluse. Più emancipate.

Le intranet rivestono oggi un ruolo critico all’interno del più ampio concetto di spazio di lavoro digitale, perché? Pensi che una intranet ben progettata possa davvero determinante nell'aiutare le imprese ad essere più efficienti? In che modo?

Le imprese sono fatte a strati: c’è lo strato costituito dallo spazio fisico in cui si opera; poi c’è quello  delle normative e delle procedure, poi quello delle routine; poi quello degli strumenti, sia digitali che fisici; poi quello delle persone, dai manager ai semplici dipendenti, costituito dalla continua negoziazione del lavoro (negoziazione consensuale o conflittuale a volte); poi quello dei rituali, quello delle narrazioni costitutive, dei miti fondativi. E poi c’é quello delle informazioni e delle comunicazioni, che attraversa un po' tutti questi strati.

Le persone  sono attori che attraversano tutti questi strati e devono essere davvero brave per produrre risultati in mezzo a questa densità organizzativa. La Intranet si occupa di informazioni: le rende disponibili, filtrabili, mescolabili, ritrovabili, e anche integrabili e producibili. E’ naturale che diventi strategica in ambienti che si prestano a descrizioni così “dense”. 

Secondo la tua esperienza, quali sono i principali ostacoli che possono portare al fallimento di un progetto intranet? Come le aziende possono far fronte a questi rischi?

Ci sono tanti ostacoli, la maggior parte dei quali ha a che vedere con questioni di interpretazione. Che cos’è una Intranet? Che cosa dovrebbe fare? Chi se ne dovrebbe occupare? Che spazio deve avere nel nostro ecosistema? Sono tutte domane che si prestano a interpretazioni diverse. Ad esempio, se alla domanda “Che cos’è una intranet?” rispondiamo “è una piattaforma software” stiamo dando un'interpretazione. Ed è un'interpretazione che porterà l’azienda a fare determinate scelte e non altre. In questo caso, a mio avviso, perdenti. Come far fronte a questi ostacoli? Una buona interpretazione in genere fa due cose: rispetta i fatti e permette di crescere. Le aziende devono imparare a interpretare le Intranet in modo più rispettoso dei fatti e in modo più aperto all’evoluzione 

Hai da poco pubblicato il tuo nuovo libro "Intranet Information Architecture", a chi si rivolge?

Principalmente agli ormai numerosi professionisti della comunicazione interna che in questo Paese portano avanti progetti interessanti, anche evoluti, ma che per necessità di cose restano un po' nell’ombra, visto che sono progetti interni. Questi professionisti sono continuamente alle prese con problemi molto reali e urgenti, problemi operativi e strategici al tempo stesso, per i quali si trovano sorprendentemente disarmati per mancanza di buoni consigli e buoni standard. La letteratura corrente non aiuta, sempre troppo accademica o troppo “strategica”. C’era bisogno di un manuale che aiutasse queste persone.    

"Progettare l'architettura informativa delle intranet di nuova generazione", cosa intendi per "nuova generazione"? quali sono le caratteristiche fondamentali che una intranet dovrebbe avere per essere considerata un moderno digital workplace? e quali credi siano le killer application che fanno la differenza?

Le intranet di nuova generazione sono quelle che incorporano in maniera completa gli standard di design ormai presenti in gran parte delle applicazioni web esterne. Mi riferisco a componenti come la profilazione (per ufficio, territorio, ruolo e così via), la personalizzazione, il profilo personale e la "my page", la responsività mobile. Naturalmente la multimedialità e la comunicazione sincrona. E ovviamente le componenti di interazione, i commenti, i gruppi di discussione. Tutte cose scontate nei siti esterni ma che faticano a trovare spazio come standard nelle applicazioni interne.

Senza svelarci troppo del tuo libro, puoi dirci quali sono i principali segreti per il successo di un progetto intranet?

Posso darti alcune parole chiave: trasparenza, partecipazione, organizzazione, contenuti, persone. Ma, soprattutto, pazienza e ostinazione.

Il libro di Giacomo Mason è "Intranet Information Architecture" e lo trovate anche su Amazon.

Giacomo Mason è Founder di Intranet Management